Οδηγός διαχείρισης email

Επισκόπηση προηγούμενης Θ.Ενότητας Επισκόπηση επόμενης Θ.Ενότητας Πήγαινε κάτω

Οδηγός διαχείρισης email

Δημοσίευση από Επισκέπτ Την / Το Τρι Αυγ 26, 2008 1:16 pm


Οδηγός διαχείρισης email

Έχετε ποτέ βρεθεί σε απόγνωση γιατί το ηλεκτρονικό σας γραμματοκιβώτιο
έχει γεμίσει σκουπίδια; Ή γιατί δεν μπορείτε να βρείτε τα σημαντικά και
να διαγράψετε τα ασήμαντα email; Το ΜΕΝ 24 παρουσιάζει 5 απλούς και
αποτελεσματικούς τρόπους για να για να διαχειρίζεστε την ηλεκτρονική
σας αλληλογραφία. Είτε το θέλουμε είτε όχι το email είναι η κυρίαρχη
μορφή γραπτής επικοινωνίας. Εκατομμύρια άνθρωποι στον κόσμο ζουν και
αναπνέουν μπροστά στο ηλεκτρονικό τους γραμματοκιβώτιο λαμβάνοντας
δεκάδες ή και εκατοντάδες email καθημερινά. Με το email κάνουν
κρατήσεις, αγοράζουν πράγματα, στέλνουν την εργασία τους, κάνουν
συνεννοήσεις, γνωρίζουν ανθρώπους.

Επιπλέον,
διάφορες εταιρείες, κυρίως του εξωτερικού, επιλέγουν την μέθοδο του
spamming για να δημιουργήσουν πελατολόγιο. Βρίσκουν τρόπους να
παρακάμψουν τα συστήματα ασφαλείας και γεμίζουν τα γραμματοκιβώτια μας
με άχρηστες ειδοποιήσεις.

Η διαχείριση της αλληλογραφίας,
επομένως, είναι μια από τις σημαντικές δραστηριότητες της ημέρας και
μπορεί να γίνει εφιάλτης χωρίς τις κατάλληλες γνώσεις. Γι’ αυτό το ΜΕΝ
24 παρουσιάζει 5 συμβουλές για να κρατήσετε το γραμματοκιβώτιο σας
“καθαρό”:

1. Κατηγοριοποιήστε τα email
Αυτό
είναι το πιο σημαντικό γιατί οι περισσότεροι αποστολείς συνήθως
χρησιμοποιούν την ίδια λέξη κλειδί στο «θέμα» του μηνύματος. Αν για
παράδειγμα γίνει ένα μεγάλο γεγονός, όπως ο σεισμός στην Κίνα, αυτοί
που θα θελήσουν να σας ειδοποιήσουν με email σχεδόν σίγουρα θα
χρησιμοποιήσουν όλοι τη λέξη «σεισμός».

Περαιτέρω τα
χιουμοριστικά email που προωθούνται από χρήστη σε χρήστη, ξεκινούν όλα
με το “Fw: “ και την πρώτη λέξη του αρχικού μηνύματος. Οπότε στην
περίπτωση που δέχεστε τέτοια email από πολλές πλευρές μπορείτε να τα
συγκεντρώσετε και να τα διαχειριστείτε μαζικά.

Ακόμη
περισσότερο, στην περίπτωση που ένας spammer καταφέρει να περάσει τα
φίλτρα του γραμματοκιβωτίου σας, μπορείτε πάλι να επιλέξετε τα email
που θα σας στείλει με κριτήριο το θέμα και να τα διαγράψετε μαζικά.

2. Βάλτε χρώματα στους γνωστούς αποστολείς
Αυτό
είναι ένα απλό τρικ για να διαχειριστείτε τα email που δέχεστε και να
τα ταξινομείτε με βάση τη σημασία τους. Αρχικά προσθέστε στη λίστα των
επαφών σας όλους σε όσους στέλνετε εσείς email και στη συνέχεια αλλάξτε
το χρώμα των γνωστών επαφών σε π.χ. ελαφρύ πράσινο. Έτσι με μια ματιά
θα ξέρετε να έχετε πάρει mail από κάποιο γνωστό και δε θα χρειαστεί να
οργώνετε το «γραμματοκιβώτιο».

3. Απομακρύνετε τους ανεπιθύμητους
Πολλές
φορές δίνουμε το email μας σε ανθρώπους που γνωρίζουμε ελάχιστα. Και
κάποιος από αυτούς μπορεί να αποδειχθεί ενοχλητικός είτε στέλνοντας
συνεχώς email με ποικίλο περιεχόμενο. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να
δημιουργήσετε ένα φίλτρο με το όνομα π.χ. «Άντε γεια», να βάλετε τις
διευθύνσεις όλων των ενοχλητικών και δώσετε εντολή στο πρόγραμμα να
σβήνει αυτόματα τα email που σας στέλνουν.

4. Περιορίστε τις λίστες ενημέρωσης
Πολλές
φορές, είμαστε υποχρεωμένοι να εγγραφούμε σε λίστες ενημέρωσης και να
αποδεχόμαστε email το περιεχόμενο των οποίων δεν μας ενδιαφέρει. Η
μαζική διαγραφή τους δεν είναι η λύση αφού κάποιες πληροφορίες μπορεί
να είναι χρήσιμες.

Επειδή όμως δε γίνεται να διαβάζουμε και
όλες τις ενημερώσεις μπορούμε είτε να περιορίσουμε τις εγγραφές στις
απολύτως απαραίτητες, είτε να δημιουργήσουμε ένα φίλτρο για να
ταξινομούνται και να σβήνονται οι ανεπιθύμητες.

5. Λίστα αναμενομένων
Στις
δραστηριότητες του “Outlook” εκτός από ραντεβού, εργασίες και συσκέψεις
μπορείτε να καταχωρήσετε και τα mail που περιμένετε. Έτσι αντί να
ψάχνετε στο χάος μπορείτε να μεταβείτε στο γραμματοκιβώτιο και να
αναζητήσετε mail με κριτήριο το όνομα. Αν αυτός από τον οποίο
περιμένετε email δεν σας το έχει στείλει μπορείτε απλώς να του στείλετε
μια ειδοποίηση.

Επισκέπτ
Επισκέπτης


Επιστροφή στην κορυφή Πήγαινε κάτω

Επισκόπηση προηγούμενης Θ.Ενότητας Επισκόπηση επόμενης Θ.Ενότητας Επιστροφή στην κορυφή


 
Δικαιώματα σας στην κατηγορία αυτή
Δεν μπορείτε να απαντήσετε στα Θέματα αυτής της Δ.Συζήτησης